Schemat importu zakupów - Rachmistrz GT

Jak stworzyć pierwszy schemat importu do programu Rachmistrz GT?

Schemat importu jest zestawem instrukcji dla Rachmistrza, mówiącym w jaki sposób zapisać konkretny dokument w programie. Jest niezbędny, aby zaimportować dokumenty do Insertu.

Gdy mamy już plik zawierający dane z zeskanowanych faktur zakupowych, potrzebujemy stworzyć schemat importu, który zostanie zastosowany do dokumentów wewnątrz pliku. Tworzy się go bardzo podobnie do schematu importu dla faktur sprzedażowych.

Tworzenie schematu importu

Aby utworzyć schemat importu, wybieramy Administracja -> Schematy Importu.

Wyświetli się lista istniejących schematów importu. Wybieramy u góry Dodaj.

Otworzymy formularz edycji schematu importu. Nazwijmy ten schemat „Zakup Scanye". Formularz podzielony jest na 3 sekcje:

  • Kryteria wyboru dokumentów,

  • Import do ewidencji VAT,

  • Import do KPiR.

Omówimy kolejno każdą z nich.

Kryteria wyboru dokumentów

Górna sekcja służy do opisania, dla których dokumentów ma być stosowany ten konkretny schemat importu. W naszym przypadku najważniejsze są pola:

  • Typ dokumentu,

  • Kategoria.

Wybieramy typ dokumentu „FZ faktura zakupu” oraz kategorię „(brak)”. W takim przypadku schemat będzie stosowany wobec wszystkich faktur zakupowych, które nie będą miały nadanej kategorii.

Przy określaniu kryteriów wyboru musimy uważać, aby określały one tylko i wyłącznie te faktury, wobec których będziemy chcieli zastosować dany schemat. Inaczej możemy natrafić na problem z tworzeniem kolejnych schematów.

Import do ewidencji VAT

Możemy zdecydować, aby wybrane faktury dodawane były do ewidencji VAT poprzez zaznaczenie kratki przy nazwie sekcji.

Niżej możemy wybrać ewidencję, daty, miesiąc odliczenia, cel zakupu, wysokość odliczenia oraz przypadek szczególny (przydatny np. dla faktur paliwowych).

W tej sekcji ważne jest, aby w polu kategoria wybrać z dokumentu źródłowego.

Import do KPiR

Możemy zdecydować, aby wybrane faktury dodawane były do Księgi Przychodów i Rozchodów poprzez zaznaczenie kratki przy nazwie.

Przykładowo, wybieramy aby wartość netto została zaksięgowana w kolumnie pozostałe wydatki.
Jako datę wpisu, wybieramy datę wystawienia a datę zdarzenia gospodarczego wybieramy jako datę zakończenia dostawy.

W polu "opis" wybieramy podtytuł z dokumentu, jeśli chcemy by opis ze Scanye został zaimportowany jako opis faktury.

Klikamy OK i nasz schemat jest gotowy! Upewnijmy się jeszcze, że podczas importu kontrahenci nie zostaną powieleni. Możemy teraz przejść do importu faktur.