Schemat importu zakupów - Rewizor GT

Jak stworzyć pierwszy schemat importu do programu Rewizor GT?

Schemat importu jest zestawem instrukcji dla Rewizora, mówiącym w jaki sposób zapisać konkretny dokument w programie. Jest niezbędny, aby zaimportować dokumenty do Insertu.

Gdy mamy już plik zawierający dane z zeskanowanych faktur zakupowych, potrzebujemy stworzyć schemat importu, który zostanie zastosowany do dokumentów wewnątrz pliku. Tworzy się go bardzo podobnie do schematu importu dla faktur sprzedażowych.

Tworzenie schematu importu

Aby utworzyć schemat importu, wybieramy Widok -> Ewidencje pomocnicze -> Schematy importu i dekretacji.

Wyświetli się lista istniejących schematów importu. Wybieramy u góry Dodaj.

Otworzymy formularz edycji schematu importu. Nazwijmy ten schemat „Zakup Scanye". Formularz podzielony jest na 4 części:

  • Kryteria wyboru dokumentów,

  • Import do księgi handlowej,

  • Import do ewidencji VAT,

  • Inne.

Omówimy kolejno każdą z nich.

Kryteria wyboru dokumentów

Górna sekcja jest widoczna na każdej z 3 kart schematu importu (Dekret, VAT, Inne). Służy do opisania, dla których dokumentów ma być stosowany ten konkretny schemat importu. W naszym przypadku najważniejsze są pola:

  • Typ dokumentu,

  • Kategoria.

Wybieramy typ dokumentu „FZ faktura zakupu” oraz kategorię - "słowo-klucz", które wpisujemy w Scanye potwierdzając konkretną fakturę, dzięki któremu Rewizor skojarzy konkretną fakturę z konkretnym schematem importu.

Ważne: musimy pilnować, aby kategoria wpisywana w Scanye była dokładnie tą samą kategorią co kategoria wybrana przez nas w schemacie importu.

Przy określaniu kryteriów wyboru musimy uważać, aby określały one tylko i wyłącznie te faktury, wobec których będziemy chcieli zastosować dany schemat. Inaczej możemy natrafić na problem z tworzeniem kolejnych schematów.

Import do księgi handlowej

Możemy zdecydować, aby wybrane faktury dodawane były do księgi handlowej poprzez zaznaczenie kratki przy nazwie.

Niżej możemy wybrać rejestr, daty oraz określić na jakie konta powinny zostać zadekretowane określone kwoty. W tej sekcji ważne jest, aby w polu kategoria wybrać z dokumentu źródłowego.

W polu "opis" wybieramy uwagi z dokumentu, jeśli chcemy, aby opis ze Scanye został zaimportowany jako opis faktury. Możemy również ustalić sztywny opis dla wszystkich faktur pasujących do danego schematu, wybierając opcję treść (opis) użytkownika.

Import do ewidencji VAT

Możemy zdecydować, aby wybrane faktury dodawane były do ewidencji VAT poprzez zaznaczenie kratki przy nazwie sekcji.

Niżej możemy wybrać ewidencję, daty, miesiąc odliczenia, cel zakupu, wysokość odliczenia oraz przypadek szczególny (przydatny np. dla faktur paliwowych).

Inne

W tej zakładce możemy dodać uwagi na dekrecie lub ewidencji VAT oraz kwoty użytkownika. Nie jest ona niezbędna do prawidłowego importu i dekretacji.

Musimy natomiast pamiętać o zaznaczeniu kratki przy Usuń mnemonik - dzięki temu Rewizor przy importowaniu faktur nie będzie dodawać przedrostka FZ do numeru oryginalnego faktury.

Klikamy OK i nasz schemat jest gotowy! Upewnijmy się jeszcze, że podczas importu nie kontrahenci nie zostaną powieleni. Możemy teraz przejść do importu faktur.