Porady i odpowiedzi od Zespołu Scanye

Łukasz Podgajny
Autor Łukasz Podgajny

Jak najlepiej rozpocząć pracę ze Scanye?

Przewodnik po wdrażaniu nowego systemu pracy ze skanowaniem faktur w biurze rachunkowym


Jak najlepiej zorganizować pracę, by uzyskać maksymalne korzyści z używania Scanye? Warto dostosować każdy element procesu pracy z fakturami. Poradnik składa się z 2 części:

Przed rozpoczęciem pracy ze Scanye

  • wybór i konfiguracja skanera,
  • przygotowanie programu FK do importu

Praca ze Scanye

  • podział dokumentów i przygotowanie do skanowania,
  • skanowanie dokumentów,
  • dodawanie dokumentów do Scanye,
  • weryfikacja faktur,
  • import do programu księgowego.

Zaczniemy od przygotowania się do pracy ze Scanye.

Przed rozpoczęciem pracy ze Scanye

Wybór skanera

Aby skanowanie dokumentów zajęło możliwie najmniej czasu i pracy, polecamy wyposażyć się w odpowiedni skaner. Co to znaczy?:

  • automatyczny podajnik pozwoli skrócić czas skanowania,
  • czujnik grubości papieru zapobiega zacinaniu się oraz podwójnemu pobieraniu kartek (zwłaszcza faktur igłowych, np. z Makro lub stacji paliw),
  • rozdzielczość 200-300 dpi umożliwia skuteczny odczyt danych,
  • skanowanie w kolorze lub odcieniach szarości,
  • dodatkowym atutem są funkcje sieciowe umożliwiające zapisywanie skanów we współdzielonym folderze, do którego będziemy mieli dostęp z dowolnego komputera w biurze.

Przygotowanie programu FK do importu

Każdy program księgowy ma swoją procedurę importu. Tutaj znajdziesz pełną listę instrukcji konfiguracji programów FK (obsługiwanych przez Scanye). Jeśli nie widzisz tu swojego programu, prawdopodobnie nie wymaga on wcześniejszej konfiguracji.

Gdy mamy już gotowy skaner oraz skonfigurowany program FK, możemy zaczynać pracę ze Scanye.

Praca ze Scanye

Podział dokumentów i przygotowanie do skanowania

Tu wszystko zależy od tego w jakiej formie otrzymujesz dokumenty od Klientów. Najczęściej są one dostarczane osobiście w formie papierowej. Jeśli otrzymujesz skany lub pliki PDF z fakturami – możesz od razu przejść do sekcji Dodawanie dokumentów do Scanye.

W przypadku, gdy dokumenty dostarcza większa firma (powyżej 60 dokumentów), wystarczy podzielić dokumenty na zakup i sprzedaż. Każda z tych części będzie skanowana oddzielnie.

Jeśli mamy również mniejszych Klientów (3-25 faktur), skanowanie ich pojedynczo nie opłaci się czasowo. Dzięki opcji obsługi wielu klientów jednocześnie. możemy zebrać razem ich dokumenty (wciąż pamiętając o podziale na zakup i sprzedaż) i masowo zeskanować.

Skanowanie dokumentów

W przypadku Klientów dostarczających znaczące ilości dokumentów, warto skanować jednego klienta na raz, dzieląc jego faktury na zakupy i sprzedaż. 

Co z Klientami dostarczającymi po 3-25 faktur? Możemy zeskanować wielu na raz, zachowując podział na zakup i sprzedaż. Scanye samo później podzieli dokumenty pomiędzy podmioty na podstawie NIPów nabywcy lub sprzedawcy.

Po zeskanowaniu dokumentów, zapisujemy je na dysku. Komputer, na którym uruchomimy Scanye musi mieć dostęp do tego folderu.

Dobrą praktyką jest przetrzymywanie plików ze skanami w oddzielnych folderach dla każdego z Klientów. Pozwala to łatwo odnaleźć skany i optymalizować pracę w biurze rachunkowym.

Do tych folderów możemy dodać również dokumenty przekazane przez Klientów drogą elektroniczną (email, Google Drive, iCloud, Dropbox, itp.).

Dodawanie dokumentów do Scanye

Do Scanye można dodawać pliki w najpopularniejszych formatach – PDF, JPG, PNG. 

Faktury można dodać klikając na wybrany prostokąt lub przeciągając plik w pole ZAKUPY lub SPRZEDAŻ. Można dodać jeden lub wiele plików z fakturami. Po dodaniu dokumentów przejdziemy do potwierdzania odczytanych danych.

Odczyt danych z faktur

W kolejnym kroku potwierdzamy dane z dokumentów. Pomagają nam w tym podświetlenia na fakturze oraz możliwość wskazywania danych myszką bezpośrednio na fakturze. Możemy dokonać wstępnej dekretacji, znacznie skracając czas potrzebny na wprowadzenie danych.

Po potwierdzeniu wszystkich dokumentów, otrzymamy oddzielny plik do importu dla każdego podmiotu.

Pobrane pliki będą gotowe do zaimportowania. W ten sposób jedna osoba może obsłużyć prawie 1200 faktur jednego dnia! Poniżej możesz zobaczyć jak zrobiliśmy to u siebie:

Zaloguj się, aby zacząć szybszą pracę z fakturami. Nie masz jeszcze konta? Umów się na prezentację!

Kategorie: