Porady i odpowiedzi od Zespołu Scanye

Paweł Młodzianowski
Autor Paweł Młodzianowski

Wersja 18.0.0

Zmiany po aktualizacji do wersji 18.0.0 [28.04.2020]


Dużo się u nas zmieniło! W tej wersji nie tylko umożliwiamy pracę zdalną z innymi pracownikami biura, lecz również pierwszą wersję współpracy online z Klientami!

Poza tym, zmieniliśmy wygląd aplikacji, dostosowując go do nowych funkcji i wygody użytkownika.

Dodatkowo wprowadziliśmy dużo drobnych zmian w działaniu całej aplikacji oraz integracji z wybranymi programami księgowymi. Zapraszam do lektury!

Zdalne Biuro Scanye

Do tej pory wszystkie faktury wgrane do Scanye musiały być sprawdzone od razu przez tę samą osobę, która je dodawała. Od teraz każdy przesłany plik jest widoczny dla wszystkich użytkowników biura w zakładce Pliki do momentu sprawdzenia go lub odrzucenia (skasowania).

Dzięki temu możesz dodać plik z jednego komputera rano, a po południu z zupełnie innego komputera sprawdzić faktury. Sekretariat może zajmować się skanowaniem faktur, a księgowy tylko je sprawdzać. Możliwości jest mnóstwo, każde biuro może wybrać najwygodniejszy dla siebie sposób:

  • Skanowanie i wrzucanie plików przez jednego użytkownika, a obsługa przez zupełnie innego,
  • Dodawanie plików, kiedy tylko pojawią się na Twoim biurku, ale wstrzymanie się z ich obsługą do momentu, kiedy będziesz miał(a) na to czas,
  • Przerywanie potwierdzania danych po kilku fakturach i późniejsze wznawianie pracy,

Zarządzanie klientami i kontrahentami

Jako księgowa/księgowy możesz teraz zarządzać swoimi klientami oraz ich kontrahentami: dodawać, usuwać i edytować ich dane w dedykowanym panelu. a także zapraszanie klientów do samodzielnego korzystania ze Scanye (poprzez wygenerowanie unikatowego linku do rejestracji, który można przesłać swojemu klientowi).

Po zarejestrowaniu się w Scanye, klient:

  • Widzi swoje faktury potwierdzone przez księgowego i może je samodzielnie przeszukiwać
  • Może dodać nowe skany lub zdjęcia, które trafią bezpośrednio do skrzynki plików księgowego.

Faktury klienta zobaczysz od teraz w zakładce Pliki a w zakładce Klienci przy jego firmie pojawi się zielona ikonka.

Nawigacja i wygląd

Teraz wszystkie najważniejsze skróty znajdziecie w belce bocznej. Jest ona w stanie pomieścić znacznie więcej opcji. Pozwala to również na zmianę używanego programu księgowego z dowolnego miejsca w aplikacji.

Elementy belki bocznej:

Dodaj plik – przycisk służący do dodawania faktur. Możesz dodać jeden lub wiele dokumentów.

Pliki – tu zobaczysz pliki z fakturami, które nie zostały jeszcze sprawdzone. Mogą być dodane przez Ciebie, Twoich współpracowników lub klientów. Możesz je przyjąć, przechodząc w ten sposób do ich sprawdzania lub odrzucić, kasując je.

Faktury – znajdziesz tu wszystkie faktury, które zostały już sprawdzone i potwierdzone. Możesz je podejrzeć, edytować, usunąć lub pobrać.

Klienci – lista wszystkich podmiotów, których faktury były potwierdzone w Scanye. Klienci są dodawani automatycznie przy potwierdzeniu faktury dla nowego podmiotu. Mogą być też dodawani, edytowani i usuwani ręcznie. Tutaj też możesz zaprosić swojego klienta do Scanye.

Kontrahenci – lista wszystkich kontrahentów, którzy wystąpili na fakturach danego klienta. Dla każdego z Twoich klientów jest osobna lista. Kontrahenci są tworzeni automatycznie, podczas potwierdzania faktur, na których znajdują się nowi kontrahenci.

Program księgowy – tu możesz wybrać aktualnie używany program księgowy. Jeśli używasz więcej niż jednego programu księgowego, możesz oznaczyć je gwiazdką – w ten sposób zawsze będą pod ręką, na szczycie listy.

Pomoc – łatwy dostęp do Centrum Pomocy (miejsca, gdzie znajdziesz instrukcje, poradniki i odpowiedzi na najczęstsze pytania) i czatu z naszym wsparciem Klienta.

Powiadomienia – tutaj będziemy zamieszczać ważne informacje o zmianach, pracach konserwacyjnych i innych.

Ustawienia – zarządzanie użytkownikami, subskrypcją, zmiana hasła i możliwość wylogowania z aplikacji.

Strzałka – boczna belka może zostać zwinięta za pomocą strzałki na dole, dzięki czemu zajmuje znacznie mniej miejsca i pozwala na zobaczenie większej części listy faktur lub podglądu dokumentu.

Zmiany i poprawki w aplikacji

Wykrywanie duplikatów

Przy próbie dodania po raz kolejny tego samego pliku, wyświetlimy ostrzeżenie. Zmniejszy to liczbę błędów przy wprowadzaniu.

Na razie dotyczy tylko duplikatów plików, więc jeśli użytkownik zeskanuje dwa razy tę samą fakturę i doda ją w różnych plikach, nie będziemy w stanie wykryć duplikatu.

Dostęp do plików

Aby móc przyjmować dokumenty od klientów, każdy użytkownik w biurze ma dostęp do zakładki Pliki i może przyjąć dokumenty.

Wyświetlanie w archiwum

  • Naprawione sortowanie po numerze faktury w archiwum,
  • Nowa kolumna "data eksportu" dostępna w archiwum,
  • Wyświetlanie w archiwum obcych kwot zarówno w walucie oryginalnej, jak i PLN,
  • Ustawienia kolumn są teraz związane z użytkownikiem, nie przeglądarką,
  • Wyświetlanie czasów w archiwum i liście plików w lokalnej strefie czasowej użytkownika,
  • Nowa kolumna "rejestr" dostępna w archiwum.

Inne zmiany i poprawki

  • Bardziej zrozumiałe statusy VAT i wyjaśnienia w programach z obsługą nieVATowców,
  • Kłódka nie nachodzi na zawartości pól,
  • GUS: dłużej oczekujemy na zwrot danych, dzięki czemu rzadziej powinny występować przypadku, gdzie otrzymujemy puste dane,
  • User.com jako nowy komunikator w aplikacji.

Integracje z programami

InsERT

  • nexo: zdjęty niepotrzebny limit długości nazwy firmy,
  • obsługa faktur RR.

CSV

  • eksport metody płatności.

RaksSQL

  • poprawny eksport dla nieVATowców,
  • nie eksportowanie niepotrzebnie numeru faktury w polu "uwagi".

Reset2

  • możliwość sortowania eksportowanych faktur chronologicznie,
  • zrozumiałe wyjaśnienie w przypadku próby eksportu do zużytej sesji.

TaxPro

  • domyślnie eksportujemy wszystkie faktury jako opłacone (nie ma już potrzeby zmieniania w tym celu kwoty do zapłaty na 0).

Wapro

  • eksport metody płatności,
  • zapamiętywana lista wyróżników – opcja ta pozwala na ustawianie księgowania bezpośrednio w Scanye!
  • usunięty zbędny "rodzaj faktury" z formularza.

Ufff... To wszystko w dzisiejszej aktualizacji! Nie czekaj i sprawdź nowości już teraz!

Kategorie: